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慈善公益项目财务管理办法
发布时间:2019-12-16 文章来源:澳门新葡新京5475  浏览次数:4802

第一章 总则

第一条 为充分尊重捐赠者意愿,保证澳门新葡新京爱心慈善基金会(以下简称基金会)慈善公益项目顺利进行,加强慈善公益项目财务管理,确保慈善公益项目资金安全,充分发挥慈善公益项目资金使用效益,根据《中华人民共和国慈善法》,结合《澳门新葡新京爱心慈善基金会章程》及基金会的实际,制定本办法。

第二条 项目应符合国家法律法规和政策的规定,项目选择与实施坚持公开、公平、透明的原则,确定慈善公益受益人;

符合基金会章程规定的宗旨、目的和业务范围,同时考虑受益人的需求。

第三条 本办法包括对项目立项、项目申报与审查、项目执行与控制、项目评估与反馈、项目信息及档案管理。

第二章 项目立项

第四条 项目的立项与管理工作须遵循“择优支持、公正合理、 平等竞争、激励创新”的原则,符合基金会宗旨和章程的有关规定,综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性。

第五条 项目立项需提交《项目立项报告》,内容包括:项目背景、社会意义、前期调研、可行性分析(包括是否符合基金会宗旨)、实施计划(实施目标、内容、进度及预算)、评估方法等。

第六条 所有项目均需经过基金会秘书处及理事会审议与评估、理事长或其指定代理人批准,经批准的项目可进入实施阶段。

第七条 实行项目责任管理制度,配备专职人员,具体负责项目的前期调查、筛选、项目编制、签约、实施和监督管理等事宜。

第三章 项目申报与审查

第八条 基金会通过网站等渠道向社会公开发布项目信息,社会组织或机构可通过基金会网站、书面途径等方式向基金会申请项目。

第九条 社会组织或机构申请项目,应符合下列条件:

(一)申请项目的社会组织或机构依法注册成立且有效存续;

(二)拟申请的项目符合基金会的宗旨与业务范围;

(三)有详细科学的项目可行性计划书;

(四)有健全的项目实施机构、管理团队和良好的管理机制;

(五)有健全的财务制度,设立项目专账,专款专用。

第十条 社会组织或机构申请时须填写基金会项目建议书,项目建议书包括如下内容:

(一)项目名称、申请组织或机构介绍,包括组织或机构的类型、性质、使命与愿景、受助对象、组织架构、人员情况、正在开展的项目和已经完成的项目情况介绍等;

(二)项目执行团队介绍,包括申请组织或机构负责人的简历、项目团队主要成员简历和在项目中的责任与分工等;

(三)项目介绍,包括项目的实施地点、时间、方法、受助人群、所要达到的慈善公益目的等;

(四)项目预算和项目执行时间表;

(五)项目实施所要达到的预期社会公益效果;

(六)其它事项。

第十一条 社会组织或机构向基金会申请项目应提交下列文件:

(一)主体资格文件,包括注册登记证书、税务证书、组织或机构章程等; 

(二)项目可行性计划书;

(三)其它文件。

第十二条 基金会秘书处负责对申请项目进行初审,初审时应考虑如下因素:

(一)申请组织或机构主体资格的合法性;

(二)项目是否合法,是否符合基金会的宗旨和业务范围;

(三)项目团队的执行能力;

(四)项目的可实施性和项目的可推广性;

(五)对项目慈善公益效果的预期评价。

初审是项目审核的关键环节,秘书处收到申请文件后,应通过约谈访谈、现场调查等方式进一步了解申报项目的详细情况。对首次资助的项目,应重点审核项目团队的执行能力和预期慈善公益效果。

第十三条 秘书处对项目初审通过后,会签财务部和法务部;财务部和法务部从财务、法律合规性的角度对申报项目进行审查。参审人员须签署审查意见并对所签意见负责。

第十四条 根据项目额度的大小,对秘书处初审通过的项目逐级上报审批:人民币30万元以下的项目,由秘书处报秘书长,秘书长审核后报理事长审批决定;人民币30万元以上的项目属重大投资项目,由秘书处报秘书长,秘书长审核后报理事长,理事长审核后提交理事会表决通过,且同意的人数不得低于到会理事人数的2/3

第十五条 项目审查中,基金会可根据需要要求申报的社会组织或机构对申报项目进行补充说明或提交补充资料。 

第十六条 项目通过审查后,由基金会与申请项目的社会组织或机构(以下简称“执行机构”)签订项目资助协议。

第四章 项目执行与控制

第十七条 项目执行机构应制定严格的项目管理制度、建立精干高效的项目执行团队,认真履行项目资助协议。 

第十八条 建立项目定期报告制度。一年期以上的项目,执行机构应以季度为单位向基金会提交季度项目进展报告和财务报告,年度结束后提交年度项目进展报告和财务报告,项目完成后提交项目结项报告和结项财务报告;三个月以上不足一年期的项目,应提交项目中期进展报告和中期财务报告,完成后应提交项目结项报告和结项财务报告;不足三个月的项目,项目完成后应提交项目结项报告和结项财务报告。

下列财务报告应经外部会计师事务所审计:年度财务报告、资助金额在人民币30万元以上项目的结项财务报告、金额虽不到人民币30万元但持续时间三年以上项目的结项财务报告。

第十九条 项目资助资金原则上分期分批支付,首期资助资金于项目资助协议签订后支付,原则上不得超过项目资助总金额的50%,后续资金根据项目实际进展情况予以支付,保留资助总金额的5%至10%作为尾款于执行机构提交结项报告后予以支付;因自然灾害等突发性原因发生的资助项目、额度特别小的资助项目等可根据具体情况决定付款的时间、次数及比例。

第二十条 项目负责人、基金会聘请的慈善顾问应通过电话、电邮等方式与执行机构保持积极有效的日常沟通,及时跟进、了解项目进展情况,确保项目的顺利实施;项目负责人、基金会聘请的慈善顾问等基金会人员可根据需要随时对项目的实施情况进行现场检查,必要时可聘请外部专家进行协助,执行机构应积极配合。

第二十一条 项目检查分为不定期检查、中期检查和结项检查:

(一)不定期检查:基金会根据项目进展情况及日常监督中发现的问题对项目进行的检查;

(二)中期检查:基金会在收到项目中期报告后,根据需要对项目实施情况进行的检查;

(三)结项检查:基金会在收到项目结案报告后,根据需要对项目实施完成情况进行的检查。

第五章 项目评估与反馈

第二十二条 项目负责人定期提交项目报告,由基金会秘书处依据实际情况进行检查验收,报理事会批准,评估项目执行进展情况。

第二十三条 项目执行中期,经过基金会秘书处中期检查,报理事会批准后,按照秘书处提出的调整或整改意见进行改进,以取得更好的项目效果。  

第二十四条 项目实施过程中及结束后,由基金会秘书处对实施 的项目进行评估验收,根据标准分为优秀、合格、不合格等级,评估报告须报理事长批准。经评估验收项目为不合格的,造成严重损失或有其他违法违规行为的,除组织项目返工以达到合格外,还要依照相关法律法规追究项目负责人的责任。

第二十五条 项目结束阶段,经基金会秘书处对项目进行终结检查评估后,形成项目总结与评价意见,总结项目优缺点,评价项目效果,指导后续项目的开展。  

第二十六条 项目实施结束后,基金会项目部须向基金会提出结项申请,撰写项目结项报告,报基金会秘书长审核,报理事长审批同意后予以结案。结项报告应包括如下内容:项目基本情况、执行情况、受益人情况、慈善公益效益评估等。

对项目实施的慈善公益效益评估,必要时可聘请专业评估机构进行。

第六章 项目信息管理

第二十七条 基金会对项目执行过程中的各种数据与信息实行制度 化、平台化管理;

第二十八条 项目负责人及项目执行机构指定信息专员负责项目的信息管理,信息专员接受基金会项目部的领导和监督。信息专员负责确保项目数据的及时准确,对项目实施提供信息数据的支持,适时对项目数据信息进行分析并形成书面报告,上报基金会项目部;

第二十九条 基金会项目部根据项目实施情况,报给宣传部,利用基金会官方网站或其他媒体向社会公布项目进展及成效。

第七章 项目档案管理

第三十条 基金会设专人负责项目的档案管理工作。

第三十一条 项目档案是在项目的申请、评审、实施、监督管理过程中直接形成、具有一定的保存价值、体现为文字、图表、声像、电子数码等不同形式、不同载体的历史纪录。

第三十二条 对项目执行过程中形成的档案,档案管理责任人应收集齐全并及时归档,建立完备的项目档案。项目档案至少应包括如下内容:项目立项文件、审查文件、项目建议书、监督检查报告、结项报告等。项目档案应包括电子档案和纸质档案,两套档案同时备存。

第八章 附则

第三十三条 根据实际需要,基金会可参照本办法,制定具体项目的管理实施细则;

第三十四条 本办法经基金会理事会通过后执行;

第三十五条 本办法的解释权归澳门新葡新京爱心慈善基金会。

 

                                                                                     澳门新葡新京爱心慈善基金会

      二〇一七年十月十八日

 

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